Nous développons
l'outil
l'outil
_
pour votre entreprise
La fin de l’année approche : si vous n’êtes pas en exercice comptable décalé, il est temps de penser à clôturer votre exercice de l’année précédente (2022) pour ouvrir celui de la suivante (2024). Pour vous aider à réaliser cette opération, voici un résumé de la procédure à suivre.
Attention: Si vous ne l’avez pas encore effectué, nous vous conseillons de procéder dès maintenant à la clôture de l’exercice 2022. De même, n’attendez pas le 1er janvier avant d’ouvrir votre exercice 2024, sans quoi vous ne pourrez plus encoder de nouveaux documents, tant comptables que commerciaux.
Remarque: La procédure ci-dessous ne s’adresse qu’aux clients possédant le module Comptabilité générale. Si vous utilisez uniquement les modules de Gestion Commerciale ou Point de Vente, passez directement au dernier point Clôture / ouverture en gestion commerciale.
Pour notre exemple, nous nous baserons sur les 2 exercices ouverts: 22 et 23.
Avant toute opération d’ouverture ou de clôture d’exercice, nous vous conseillons fortement d’effectuer une copie de sauvegarde de vos données (fichier portant l’extension “.4DD”).
> Pour ce faire, imprimez une balance des comptes généraux (bilan et résultat) de l’exercice 22 : périodes 2200 à 2212 .
> Comparez ensuite les soldes des comptes de classes 1 à 5 avec ceux de classes 6 et 7 tels qu’ils apparaissent en fin de balance.
Cela signifie que le résultat est affecté et que vous pouvez considérer que plus aucune écriture n’est à passer sur l’exercice 2022.
Vous pouvez alors passer à l’étape 3.
Cela signifie qu’à moins que par décision de l’assemblée générale, il n’ait été décidé de prolonger l’exercice 2022 sur 2023 (exercice long), l’écriture d’affectation de résultat n’a pas encore été enregistrée.
Il est temps de procéder à sa comptabilisation, de sorte que la situation en revienne au cas 1.
Après l’avoir centralisée, nous vous invitons alors à passer à l’étape 3
Ce cas témoigne d’une situation comptable anormale et nous vous invitons à prendre contact avec l’Assistance EQUISIS dès que possible, avant de poursuivre plus avant la procédure de clôture.
Lors de la clôture définitive de l’exercice comptable, Equisis procède à une dernière opération de report des soldes des comptes généraux et particuliers. Cette opération est alors irréversible.
Avant de l’exécuter (Etape 6) et pour s’assurer de la conformité de l’écriture de report en période 2300, il est recommandé de demander à Equisis d’actualiser cette écriture de report.
Afin de reporter les soldes de vos comptes sur l’exercice suivant, il convient de lancer une réouverture des comptes généraux de la manière suivante :
Théoriquement, si votre réouverture s’est bien déroulée, en réimprimant votre balance des comptes généraux pour les mêmes périodes, vous ne devriez plus avoir de solde entre débit et crédit. Votre exercice est équilibré et clôturable.
Jusqu’à la version 5.1 d’Equisis, certaines impressions comptables ne sont plus accessibles une fois votre exercice clôturé. Il est dès lors important d’effectuer les impressions comptables et de conserver un backup pour d’éventuelles impressions futures.
Une fois ces vérifications effectuées, vous pouvez désormais clôturer définitivement votre exercice 2022.
Assurez-vous que vous soyez le seul utilisateur connecté pour ce faire.
Puisque vous n’avez plus qu’un seul exercice ouvert et qu’EQUISIS vous permet d’en avoir toujours 2 d’ouverts en permanence, vous pouvez décider d’ouvrir un nouvel exercice.
Si vous ne disposez pas du module Comptabilité Générale, vous devez tout de même ouvrir ou clôturer votre exercice à partir de la Gestion Commerciale d’Equisis.
Les étapes à suivre sont exactement les mêmes que pour une ouverture ou clôture comptable (ÉTAPES 6 et 7). La seule différence réside dans le fait que les points de menu Ouverture d’un nouvel exercice et Clôture annuelle sont accessibles à partir du fichier Articles, via le menu Gestion de Stock. Et bien entendu qu’il n’est pas nécessaire de procéder aux vérifications comptables mentionnées plus haut dans ce document.
Si vous utilisez le module Facturation d’Equisis pour éditer vos factures de vente et que vous n’utilisez pas le système de numérotation mensuelle des factures, veillez à modifier dans le fichier des Journaux, après l’ouverture de votre exercice 2024, le compteur de la numérotation de vos journaux de ventes et de notes de crédit sur vente. Par exemple, indiquez dans le champ n° pièce de votre journal de vente : 20240000, pour que le numéro de la première facture créée en 2024 soit numérotée 20240001.
Remarque : si votre journal de vente ou de note de crédit est en mode numérotation mensuelle et que vous utilisez la numérotation standard (ex : format 223120001 pour la première facture de décembre 2023), il n’est pas nécessaire de réinitialiser cette numérotation après ouverture de 2024.
IMPORTANT: Soyez bien conscient qu’une ouverture ou clôture d’exercice effectuée à partir du menu Gestion de Stock du fichier Articles a les mêmes effets (parfois irrémédiables) que l’ouverture et clôture effectuée à partir de la comptabilité d’Equisis !
Vous avez un projet ? Parlons-en. Notre équipe se fera un plaisir de vous renseigner. Devis, présentation, démonstration, nous sommes à votre service.
