A quoi ça sert ?

Cette fonctionnalité est méconnue de nombreux utilisateurs, pourtant elle constitue un outil précieux au sein d’EQUISIS.
Elle permet en effet d’attacher des fichiers externes quelconques – qu’il s’agisse de fichiers PDF, Word, Excel, ou encore des images – à une fiche client, fournisseur, article, ainsi qu’à la plupart des documents commerciaux (offres, commandes, bons de livraison, factures,…).
Vous pourrez ainsi attacher, par exemple : un contrat à une fiche client, une fiche technique à un article, un bon de commande signé par le client à une facture, etc…

Comment y accéder ?

Vous ne voyez pas cet onglet Annexes dans les fichiers concernés ? Il vous faut alors l’activer : rendez-vous dans l’onglet Commerciales du fichier Administration: vous y trouverez à droite la case à cocher Afficher l’onglet des annexes.
Une fois activé, cet onglet viendra s’ajouter à la liste des onglets présents dans chacun des fichiers mentionnés ci-dessus.

Comment ça marche ? Très simple :

• Dans EQUISIS, ouvrez un des fichiers concernés, puis créez ou modifiez une fiche quelconque de celui-ci : vous y verrez l’onglet Annexes : il contient un tableau qui listera les documents déjà annexés.
• Pour y ajouter un fichier externe, il vous suffit de cliquer sur le bouton + présent à droite ou en bas de ce tableau et de choisir le document souhaité sur votre disque dur.
• Une fois ce choix validé, Equisis stockera une copie du fichier original dans un dossier situé à côté de votre base de données Equisis (sur votre serveur si vous travaillez en mode multi-utilisateurs).

Annexes aux documents commerciaux

L’intérêt d’attacher un ou plusieurs documents annexes à un document commercial est double :

• Conserver au sein d’EQUISIS un historique des documents annexés. Ceux-ci suivront par ailleurs la chaine commerciale : si vous avez attaché un ou plusieurs document(s) externe(s) à votre offre de prix, celui-ci sera reporté dans les annexes des documents liés à cette offre (commande, bon de livraison, facture)
• Lors de l’envoi par mail de votre document commercial au client, une option vous permettra d’attacher automatiquement ses annexes à l’email

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