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Car l'évolution est permanente.

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Informatisez les étapes d'approbation des factures entrantes grâce au nouvel outil Equisis. Le processus d'approbation et l'import en comptabilité ne nécessitent plus ainsi que quelques clics ce qui fait gagner un temps précieux à vos collaborateurs.

+ de productivité, - d'erreurs

La plupart des entreprises reçoivent encore aujourd'hui une majorité de factures de leurs fournisseurs au format papier. L'encodage de la facture puis le traitement manuel pour son approbation dans le service concerné se révèle souvent être un travail long et fastidieux. Le papier peut en effet "se perdre" sur un bureau et le nombre exact de documents en circulation peut vite devenir flou pour le responsable.

En numérisant directement la facture puis en la soumettant pour approbation avec ODA, vous réduisez ainsi substantiellement le temps de traitement tout en augmentant la productivité de vos collaborateurs, mais vous minimisez également les erreurs et les retards éventuels liés aux opérations manuelles. Par ailleurs, de plus en plus de factures sont transmises au format PDF, cet original électronique peut immédiatement être utilisé, sans passer par une impression papier intermédiaire, coûteuse en temps et en ressources.

Ainsi, l’approbation n’implique plus la prise en main de l’original ou d’une copie : elle peut se faire plus rapidement, n’importe où et n’importe quand par n’importe quel approbateur depuis un simple navigateur Web.

Grâce à l'archivage électronique dans notre application Web, les informations sur le statut, le contenu ou la date d'échéance de vos documents sont accessibles à tout moment en cas de besoin.

Et en fin de processus, vos factures sont automatiquement  synchronisées dans la comptabilité Equisis Executive.

oda approbation facture 

Le processus en détail

  1. Dans l'application monoposte, l'émetteur va numériser le document et ses annexes éventuelles à l'aide de son scanner ou l'uploader directement si une version PDF existe déjà. Il entrera ensuite toutes les informations nécessaires comme le tiers concerné (dont la liste est synchronisée avec Equisis Executive) puis enverra le document pour approbation.
  2. Par la suite, l'approbateur recevra dans sa boîte mail une notification l'informant d'une nouvelle demande d'approbation en attente de traitement. Un lien contenu dans le mail lui permettra alors de se connecter à l'application Web via son navigateur par défaut.
  3. C'est dans celle-ci que l'approbateur aura la possibilité de visualiser les différentes demandes d'approbation ainsi que leur statut, avec pour chacune, une prévisualisation directe du PDF, les détails et la possibilité d'approuver, de refuser, ou d'approuver avec réserve avec un commentaire associé. Une fois le statut du document changé, une notification sera envoyée au destinataire. Il pourra à son tour visualiser les détails du document dans l'application sans pouvoir les modifier.
  4. Enfin, il s'agira d'importer les documents approuvés dans la comptabilité Equisis Executive pour la création d'écritures comptables, le tout de manière automatisée grâce à une synchronisation.

 

2 formules

Nous vous proposons deux formules différentes pour ce service d'approbation:
- une formule In House pour laquelle les applications et le serveur d'approbation sont directement installés en vos locaux ;
- et une formule In Cloud où ces derniers sont hébergés et maintenus sur un serveur distant. 

  

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